Contratos, especificaciones técnicas, listados de materiales, facturas, documentos descriptivos, reportes financieros y muchos otros documentos (lo que nosotros llamaremos “tipos documentales”), suelen ser presa del olvido, la mala descripción, el no registro para seguimiento, y por tanto, la imposibilidad de búsqueda. Desde documentos sencillos hasta documentos que tienen enorme valor legal, de propiedad intelectual o simple reportabilidad.
Las compañías se han ido tomando en serio el tema, de una forma más bien reactiva: por ejemplo, producto de la renegociación de contratos donde ha sido difícil pesquisar la documentación clave, con las consiguientes pérdidas de aprendizajes y sustento legal. Por auditorías a procedimientos mal seguidos, se descubre que es complejo obtener la versión actualizada y debidamente firmada, etc. Muchos de estos casos con costosas consecuencias para las compañías, lo que las ha obligado a preocuparse por desarrollar políticas y herramientas que lleven a gestionar documentos en forma segura y eficiente.
Existen muchas formas y tecnologías de apoyo bien desarrolladas para abordar el tema, y en este artículo esperamos proponer una forma sencilla de avanzar en la problemática.
Primeramente, esto no se resuelve comprando un software. Es importante desde el inicio gastar un poco de tiempo en establecer una buena “Visión de la Gestión Documental”, puesto que de acá deben derivarse el alcance, procesos, tecnología y estilo con el cual se abordará la problemática. Establecer la visión implica determinar “para qué queremos” un sistema de gestión documental y con “qué horizonte”.
› ¿Necesitamos asegurar el “uso” de documentación clave? ¿Necesitamos “protegernos” legalmente? O ¿ambos?
› ¿Qué “tipos documentales” son los que queremos gestionar? ¿En formato físico, electrónico o ambos?
› ¿Necesitamos que los usuarios finales siempre tengan las copias de las últimas “versiones aprobadas” o valen las copias simples?
› ¿Necesitamos que cada documento “llegue a cada rincón” de la empresas y “controlar sus versiones”? o ¿simplemente un punto central donde se obtenga todo?
› ¿Lo necesitamos para resolver el corto plazo o queremos una solución futurista? ¿Cuánto presupuesto quisiéramos destinar a esto? ¿Qué nivel de personas en la empresa debieran encargarse?
