Para contestarlas es bueno mirar toda la extensión de lo que puede involucrar un sistema de gestión de documentos.
En una etapa muy primaria la gestión puede pasar por el desarrollo de una estrategia de administración de documentos físicos, lo cual bien llevado es bastante bueno. Pero naturalmente las compañías hoy tienen gran parte de su documentación en forma electrónica, lo cual ha obligado a establecer sistemas de gestión de documentos descentralizada (es decir ordenada en "estructura de carpetas" predefinidas, pero sin un control central) o centralizada (con todo lo anterior, más un control centralizado de documentos electrónicos).
En etapas de mayor madurez se puede acceder a sistemas con firma electrónica y copias controladas de documentos (que bien pueden ser dispensadas en puntos cercanos a los usuarios finales de dicha documentación). La etapa más madura es un control centralizado, para documentos físicos y electrónicos, con versiones aprobadas electrónicamente y copias controladas, todo ello gestionado integralmente por un equipo que es transversal a la compañía y busca mejoras e innovaciones en el sistema.
Luego de contestar estas preguntas se procede a conceptualizar el modelo, el que puede incluir desde una dimensión física hasta una dimensión más digital.
En un primer momento (teniendo claro según la visión los tipos documentales y las razones que nos motivan), se seleccionan y levantan los documentos, sean físicos o digitales, para ser organizados bajo un Código Único de Identificación.
Esto se puede hacer manualmente o con un sistema sencillo que asigne este código. Luego, estos documentos son llevados a repositorios físicos y digitales.
Recordemos que los criterios de selección de estos documentos deben haberse definido en la etapa anterior, puesto que este no es un paso trivial. Más bien diríamos que es un paso clave para obtener un alcance realista y adecuado a lo que necesitamos.
