1. Definir el alcance: respondiendo a preguntas tales como ¿qué es lo que se va a realizar? ¿Hasta dónde llegamos?, ¿qué dejamos fuera? Es importante que esto sea comprendido por todos los involucrados de la misma manera, para no crear falsas expectativas respecto a los resultados a alcanzar.
2. Planificar: respondiendo a la pregunta, ¿cómo vamos a realizar el proyecto?, ¿cuánto vamos a demorar?, ¿con qué recursos? Esta es una de las funciones más importantes para el éxito de la gestión. Permite anticipar e influenciar también futuros eventos y definir el mejor camino para ejecutar. Es importante que actualicemos esta planificación a medida que avanzamos en el proyecto. El mayor valor de la planificación es que pensamos el proyecto y consensuamos el mapa de ruta.
3. Seguir y Controlar: respondiendo a preguntas tales como ¿cómo vamos?, ¿qué inconvenientes estamos atravesando?, y ¿cómo los resolvemos? Por otro lado, si bien creemos que la utilización de buenas prácticas de gestión conduce a la obtención de mejores resultados, pareciera que para llevar a una organización desde un “estado actual” hasta un “estado deseado” hace falta algo más que esto. Así, se impone una fuerte necesidad por gestionar este cambio. ¿A qué nos referimos con esto?, ¿Qué implica esta gestión de cambio? Normalmente, se asocia la gestión del cambio con el equipo que se dedica a dirigir talleres, repartir merchandising y realizar algunos comunicados respecto al proyecto en cuestión. Gran error. No es que eso no se haga, si no que esas actividades forman parte de una rigurosa metodología, cuyo objetivo último es apoyar el cumplimiento de los objetivos del proyecto, haciéndose cargo de gestionar los impactos producidos por el cambio, y buscando que, una vez que concluya el esfuerzo temporal que el proyecto representa, los resultados del mismo se mantengan en el tiempo. Visto de este modo, la gestión de proyecto y la gestión del cambio corresponden a dos procesos altamente relacionados, que no pueden sino desarrollarse de manera totalmente integrada.
