Si se van a modificar prácticas y organización: muchos de los cambios de estrategia o modernización en la operación de una empresa pasa por cambiar la forma de cómo se “hacen las cosas” cotidianamente. Cuando eso ocurre, al menos deben ocurrir las siguientes condiciones de institucionalización en la gestión del cambio:
• Se deben describir con detalle las nuevas prácticas.
• Se deben formular roles de largo plazo y una descripción de cargos adecuada, de personas que salvaguarden las prácticas nuevas a través del tiempo.
• Crear y mantener un sistema de entrenamiento permanente en las nuevas prácticas. Esto incluye incluirlos en los sistemas de inducción de la empresa.
• Alinear el sistema de incentivo y evaluación de desempeño para recompensar las nuevas prácticas.
• El desarrollo de carreras reconoce como requisito la exhibición de estas nuevas prácticas.
• Adicionalmente, siempre es conveniente que en el plan de comunicaciones internas de la compañía, se refuercen cada cierto tiempo estas nuevas prácticas mediante mensajes y campañas comunicacionales.
Al modificar sistemas: cuando se instala un nuevo ERP en la empresa, se cambia alguna tecnología o se automatiza un proceso. Cuando eso ocurre, al menos deben ocurrir las siguientes condiciones de institucionalización en la gestión del cambio:
• Los sistemas deben quedar con un soporte postproyecto (o post transición), que asegure estabilidad en el tiempo. Esto debe implicar roles de largo plazo y una
• descripción de cargos adecuada, de personas que salvaguarde el adecuado uso del sistema a través del tiempo.
• Normas que aseguren resguardo del diseño del sistema, con el objeto de mantener la “integridad de datos del sistema”.
• Documentación que aseguren conocimiento y seguimiento en el tiempo (ejemplo: manuales de entrenamiento, job aids o material de e-learning).
• Entrenamiento permanente en el uso de los nuevos sistemas.
• Inducciones a personal nuevo en el uso de dichos sistemas.
• Incentivos, evaluación del desempeño y desarrollo de carreras que destaque el uso del sistema.
