• Tener la documentación adecuada de los nuevos procesos, y bajo un sistema de control de cambios en la documentación de los procesos.
• Definir y establecer un mapa de responsables con un “accountability claro”.
• Establecer las bases e indicadores para futuras modificaciones.
• Capacitación permanente en procesos. Si pudiéramos resumir en pocos hechos los requisitos para institucionalizar un cambio, se verían como la siguiente gráfica:
Como se observa, estos requisitos suelen pasar por alinear el sistema de “Gestión de las Personas” (Recursos Humanos, Capacitación y Desarrollo u otras áreas) con el cambio que se requiere implementar. Por lo tanto, es una condición recomendable que cada vez que exista un cambio importante en la compañía, participen tempranamente los especialistas y profesionales de Recursos Humanos o Gestión de Personas.
Por ejemplo, si intentamos cambiar el ERP de la compañía, independiente de que el Gerente de Proyecto encargado de implementar todo sea una persona de Tecnología de Información o de Planificación del Negocio, debe participar en el proyecto un especialista de Recursos Humanos. En este mismo ejemplo, lo que se recomienda entonces es que desde que se establece el equipo de implementación de un proyecto se debe considerar la función asesora de Recursos Humanos para darle sustentabilidad al cambio:
Todo cambio, desde que se planifique, debe tener ojalá la estructura de proyecto y llevar un plan de cambio bien organizado.
Durante el proyecto deben intervenirse descripciones de roles, capacitación, comunicaciones, sistemas de incentivos, sistemas de evaluación del desempeño y sistemas de desarrollo de carreras para asegurar que el cambio permanezca.
El tiempo pasa y las personas y estructuras “olvidan” el cambio, aunque éste haya sido bien conducido, por lo que se requiere que una vez terminada la transición cada cierto tiempo, los cambios prácticos y los valores que se inyectaron a la organización deben ser recomunicados y reforzados mediante diversos mensajes, acciones de capacitación, evaluación del desempeño, incentivos y el desarrollo de carreras.
